Terbaru, telah ditambahkan fitur Pengajuan Ketidakhadiran Pegawai pada sistem agenda dan absensi pegawai. Melalui fitur ini, pegawai yang berhalangan mengikuti suatu agenda dapat menyampaikan pengajuan ketidakhadiran secara langsung melalui dashboard masing-masing.
Fitur tersebut terintegrasi dengan agenda dan absensi digital yang telah digunakan sebelumnya. Dengan demikian, proses pengajuan, pemeriksaan, hingga penetapan status kehadiran dapat dilakukan dalam satu sistem.
Tiga Pilihan Status Ketidakhadiran
Dalam pengajuan ketidakhadiran, pegawai dapat memilih salah satu dari tiga jenis status, yaitu:
- Izin, untuk keperluan tertentu yang menyebabkan pegawai tidak dapat mengikuti agenda.
- Sakit, apabila pegawai berhalangan hadir karena kondisi kesehatan.
- Dinas Luar, apabila pegawai sedang melaksanakan tugas kedinasan di lokasi lain.
Setiap pengajuan wajib disertai alasan yang jelas. Pegawai juga dapat menambahkan catatan serta mengunggah dokumen pendukung, seperti surat tugas, surat izin, atau surat keterangan sakit.
Pengajuan Diverifikasi Petugas
Setelah dikirim, pengajuan akan masuk dengan status Menunggu Verifikasi. Administrator atau petugas pengelola absensi kemudian melakukan pemeriksaan terhadap alasan dan dokumen pendukung yang disampaikan.
Apabila pengajuan disetujui, sistem akan mencatat status pegawai secara otomatis pada rekap absensi agenda sesuai jenis pengajuan, yaitu Izin, Sakit, atau Dinas Luar.
Sementara itu, apabila pengajuan ditolak, pegawai dapat melihat catatan atau keterangan dari petugas pemeriksa. Pegawai kemudian dapat melakukan perbaikan terhadap data maupun dokumen pendukung sebelum mengajukan kembali.
Cara Mengajukan Ketidakhadiran
Untuk mengajukan ketidakhadiran, pegawai dapat mengikuti langkah berikut:
- Masuk ke Portal Digital Kemenag Barsel menggunakan akun pegawai.
- Buka menu Agenda Saya atau Absensi Saya.
- Pilih agenda yang tidak dapat dihadiri.
- Buka bagian Pengajuan Ketidakhadiran.
- Pilih jenis pengajuan: Izin, Sakit, atau Dinas Luar.
- Isi alasan ketidakhadiran dengan jelas.
- Tambahkan catatan apabila diperlukan.
- Unggah dokumen pendukung jika tersedia.
- Klik Kirim Pengajuan.
- Pantau status pengajuan melalui halaman agenda yang sama.
Mengenal Status Pengajuan
Pegawai dapat memantau perkembangan pengajuan melalui beberapa status berikut:
- Menunggu Verifikasi – Pengajuan telah dikirim dan sedang diperiksa oleh petugas.
- Disetujui – Pengajuan telah diterima dan status ketidakhadiran telah masuk dalam rekap absensi agenda.
- Ditolak – Pengajuan belum dapat diterima dan perlu diperbaiki sesuai catatan yang diberikan oleh petugas.
Ketentuan yang Perlu Diperhatikan
Untuk menjaga ketertiban proses absensi, terdapat beberapa ketentuan dalam penggunaan fitur ini.
Pengajuan ketidakhadiran hanya dapat dilakukan sebelum pegawai melakukan check-in pada agenda yang bersangkutan. Selama masih terdapat pengajuan aktif, pegawai tidak dapat melakukan check-in pada agenda yang sama.
Setiap agenda juga hanya dapat memiliki satu pengajuan aktif. Apabila pengajuan sebelumnya ditolak, pegawai dapat memperbaiki alasan atau dokumen pendukung dan kemudian mengajukan kembali.
Dokumen pendukung yang diunggah dapat berupa PDF, Word, JPG, PNG, atau WebP, dengan ukuran maksimal 5 MB.
Mendorong Administrasi Absensi yang Lebih Tertib
Penambahan fitur Pengajuan Ketidakhadiran merupakan bagian dari upaya Tim Pengembangan Portal Digital Kemenag Barsel dalam menghadirkan sistem administrasi kepegawaian yang semakin terintegrasi dan mudah digunakan.
Melalui fitur ini, pegawai tidak hanya dapat menyampaikan kondisi ketidakhadiran secara lebih mudah, tetapi juga membantu petugas dalam melakukan verifikasi dan penyusunan rekapitulasi agenda.
Seluruh proses tercatat dalam satu sistem, mulai dari pengajuan, dokumen pendukung, pemeriksaan, catatan petugas, hingga penetapan status akhir. Hal ini diharapkan dapat memperkuat ketertiban administrasi, transparansi proses, serta akurasi pencatatan absensi di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Barito Selatan.
Tim Pengembangan Portal Digital Kemenag Barsel akan terus melakukan pengembangan dan penyempurnaan fitur berdasarkan kebutuhan organisasi dan masukan dari para pengguna, sehingga Portal Digital Kemenag Barsel dapat semakin optimal dalam mendukung transformasi digital dan tata kelola layanan internal.
